เมื่อกรอกจดหมายสำหรับงานในสำนักงาน โปรดจำไว้ว่าทัศนคติของผู้รับจดหมายที่มีต่อผู้เขียนจดหมายนั้นส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับวิธีการแต่งและดำเนินการ เพื่อที่จะสร้างความประทับใจที่ดี โปรดจำไว้ว่า ประการแรก จดหมายต้องประกอบด้วยการสะกดคำ เครื่องหมายวรรคตอนและรูปแบบอย่างถูกต้อง
จำเป็น
แบบฟอร์มพร้อมรายละเอียดบริษัท
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
เตรียมแบบฟอร์มให้ถูกต้อง อย่าลืมใส่รายละเอียดองค์กรของคุณลงไปด้วย สำหรับจดหมายอย่างเป็นทางการ ขอแนะนำให้ใช้องค์ประกอบข้อกำหนดต่อไปนี้: - ชื่อองค์กร - โลโก้ขององค์กร - รหัสขององค์กร - หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี / รหัสเหตุผลในการลงทะเบียน (TIN / KPP) - หมายเลขทะเบียนหลักของรัฐ (OGRN) ของนิติบุคคล
ขั้นตอนที่ 2
วางข้อกำหนดที่มุมหรือตามยาวโดยขยายให้ทั่วทั้งหน้า อย่าลืมใส่วันที่และหมายเลขลงทะเบียนในเอกสาร
ขั้นตอนที่ 3
ติดต่อผู้รับ "เรียน (เปตรอฟ)!" หรือ "ท่านที่รัก (Sidorov)!" รวมคำคุณศัพท์ "เคารพ" เข้ากับตำแหน่งหรือสถานะทางสังคม ใช้ที่อยู่ "เรียน (ที่รัก)" ในการติดต่อทางจดหมายอย่างเป็นทางการเฉพาะในกรณีที่คุณมีความสัมพันธ์ที่ไว้วางใจกับผู้รับและใช้ร่วมกับชื่อและนามสกุลเท่านั้น ระบุอย่างถูกต้อง ตำแหน่งและระบุการสะกดที่ถูกต้องของนามสกุลของผู้รับชื่อและนามสกุล
ขั้นตอนที่ 4
เขียนจดหมายตามแบบแผนที่ยอมรับโดยทั่วไป: เริ่มต้นด้วยการแนะนำ ระบุสาระสำคัญในส่วนหลักและสรุปในบทสรุป ในส่วนเกริ่นนำ ระบุวัตถุประสงค์ (เหตุผล) ของการเขียนจดหมาย หากนี่คือคำตอบหรือคุณอ้างถึงเอกสาร อย่าลืมใส่ลิงก์ไปยังคำตอบหรือแต่ละย่อหน้าที่ใช้เป็นพื้นฐานในการเขียนจดหมาย อย่าลืมใส่ชื่อประเภทเอกสาร วันที่ ผู้เขียน หมายเลขทะเบียนเอกสาร ชื่อเอกสาร ลงในส่วนนี้ เช่น ตอบกลับจดหมายของคุณ / ตามจดหมายของคุณลงวันที่ 19 มิถุนายน 2553 ลำดับที่ 554 "ในการอนุมัติเงื่อนไขการอนุมัติ …"
ขั้นตอนที่ 5
ในส่วนหลัก ให้อธิบายรายละเอียดของเหตุการณ์ สถานการณ์ปัจจุบัน การวิเคราะห์ ให้หลักฐาน กำหนดคำถามหลักของจดหมายให้ชัดเจนและจัดเรียงตามลำดับที่สะดวกที่สุดในการทำความเข้าใจ
ขั้นตอนที่ 6
ลงท้ายจดหมายด้วยข้อสรุปในรูปแบบของความคิดเห็น คำเตือน คำขอ ข้อเสนอแนะ การปฏิเสธ ฯลฯ
ขั้นตอนที่ 7
ในตอนท้ายของจดหมาย ระบุตำแหน่งของหัวหน้าที่ลงนามในจดหมายชื่อเต็ม (ใส่ชื่อย่อหน้านามสกุลเช่น V. I. Petrov) ด้านล่างนี้เป็นพิกัดของศิลปิน - นามสกุล, ชื่อ, นามสกุล, โทรศัพท์