กิจกรรมของบริษัทใด ๆ ที่คิดไม่ถึงหากไม่มีการติดต่อทางธุรกิจ เช่นเดียวกับเอกสารทางการทั้งหมด การออกแบบจดหมายธุรกิจ เนื้อหา รูปแบบ และภาษาของจดหมายนั้นได้รับการควบคุมอย่างเข้มงวด ข้อกำหนดดังกล่าวใช้กับตัวหนังสือเองและกับ "หัวเรื่อง" ซึ่งเป็นข้อมูลที่นำหน้าข้อความหลัก
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ตรวจสอบข้อกำหนดด้านเอกสารธุรกิจทั่วไป เอกสารกำกับดูแลหลักในวันนี้คือ GOST R 6.30-2003 ใช้กับเอกสารรวมทุกประเภทซึ่งรวมถึงจดหมายธุรกิจ ตรวจสอบข้อกำหนดที่คุณจำเป็นต้องรู้เมื่อเขียนส่วนหัวของจดหมาย ค้นหาสิ่งที่รวมอยู่ในข้อกำหนด ข้อกำหนดสำหรับข้อกำหนดของเอกสาร หัวจดหมาย
ขั้นตอนที่ 2
สำหรับการเขียนจดหมายทางการของธุรกิจ ให้ใช้หัวจดหมายธุรกิจของคุณ ซึ่งควรพิมพ์บนกระดาษขาวขนาด A4 มาตรฐาน แบบฟอร์มต้องมีโลโก้และชื่อเต็มของบริษัทของคุณ รายละเอียด ที่อยู่ไปรษณีย์ หมายเลขติดต่อ โทรสาร และที่อยู่อีเมลที่คุณสามารถติดต่อฝ่ายบริหารได้ หากคุณเป็นตัวแทนขององค์กรของรัฐ ให้ใส่ใจกับข้อกำหนดสำหรับภาพลักษณ์ของตราแผ่นดินของสหพันธรัฐรัสเซีย ซึ่งมีกำหนดไว้ใน GOST R 6.30-2003 ด้วย
ขั้นตอนที่ 3
ในส่วนหัวของจดหมาย ที่มุมบนซ้าย จะมีช่องสำหรับส่วนหัวของจดหมาย ในนั้นคุณต้องสร้างประโยคคำถามที่จะพิจารณาในเนื้อหาหลักของจดหมายในหนึ่งประโยค เขาจะช่วยผู้จัดการหรือเจ้าหน้าที่อื่น ๆ ที่ได้รับจดหมายเพื่อกำหนดว่าใครควรเชิญเป็นที่ปรึกษาในประเด็นที่กำลังพิจารณาหรือใครจะมอบหมายให้มีการลงมติในประเด็นของจดหมายนี้
ขั้นตอนที่ 4
ที่มุมขวาบน ให้เขียนตำแหน่ง องค์กร นามสกุลและชื่อย่อของผู้รับ ระบุรหัสไปรษณีย์และที่อยู่ที่ต้องการส่งจดหมาย หากผู้รับของคุณมีชื่อทางวิทยาศาสตร์ ก็สามารถสะท้อนให้เห็นหน้าชื่อของเขาได้เช่นกัน
ขั้นตอนที่ 5
การอุทธรณ์รวมอยู่ในส่วนหัวของจดหมายด้วย เริ่มต้นด้วยคำว่า: "เรียน … " และอ้างถึงเจ้าหน้าที่ตามชื่อและนามสกุล หากคุณไม่รู้จักพวกเขา คุณสามารถค้นหาได้โดยติดต่อสำนักเลขาธิการขององค์กรที่คุณเขียนจดหมาย