ผู้คนสารภาพรัก แก้ปัญหาทางการค้า ให้คำแนะนำ และขอความช่วยเหลือผ่านจดหมาย ไม่ควรเขียนจดหมายสำคัญอย่างลวกๆ เพราะผู้รับอาจไม่เข้าใจสาระสำคัญของข้อความที่ยุ่งเหยิง
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
เขียนประเด็นหลักของคุณในหนึ่งวลี แบบฝึกหัดนี้มีประโยชน์เพื่อไม่ให้คำหลายคำในจดหมาย "ปิดบัง" แก่นแท้ ผู้อ่านสามารถรับรู้ข้อความจากมุมมองของตนเองและตีความสิ่งที่กล่าวแตกต่างไปจากวิธีที่ผู้เขียนคิด
ขั้นตอนที่ 2
เพิ่มสองถึงสามย่อหน้าเพื่อความกระจ่าง โดยปกติแล้ว ผู้คนจะไม่ส่งอีเมลที่มีข้อความเพียงประโยคเดียวที่จริงจัง จำเป็นต้องยืนยันข้อกำหนดหรือคำขอที่ได้รับจดหมาย ให้ข้อเท็จจริง การเปรียบเทียบ ความคิดเห็นของผู้อื่น เป็นต้น เพื่อให้ผู้รับไม่ต้องคาดเดาสถานการณ์ ส่วนอธิบายของจดหมายอาจยาว แล้วทวนแนวคิดหลักหลายๆ ครั้งในข้อความ โดยแสดงเป็นคำพูดที่ต่างกัน
ขั้นตอนที่ 3
มากับการแนะนำเพื่อเตรียมผู้อ่านสำหรับจดหมาย ลองนึกภาพว่าคนๆ หนึ่งต้องอยู่ในสภาวะใดจึงจะจริงจังกับคำพูดของคุณ ให้กำลังใจ ปลอบโยนเขา หรือแสดงความขอบคุณต่อมิตรภาพ
ขั้นตอนที่ 4
เพิ่มข้อสรุปที่สร้างแรงบันดาลใจ หากคุณคาดหวังคำตอบจากบุคคลนั้น ให้เขียนเกี่ยวกับเรื่องนี้โดยเฉพาะ ระบุวันที่และเวลาหากคุณต้องการรับบางสิ่ง มิฉะนั้น ผู้รับจะเลื่อนจดหมายไปทำสิ่งที่สำคัญอื่นๆ - ไม่มีการจำกัดเวลา ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถตอบกลับได้ในภายหลัง เพื่อสร้างแรงบันดาลใจให้ผู้อ่านของคุณดำเนินการ สรรเสริญและขอบคุณพวกเขาสำหรับคำตอบ ราวกับว่าคุณได้รับแล้ว
ขั้นตอนที่ 5
บันทึกข้อความลงในเครื่องบันทึกเสียงและฟังภายในสองสามวันตามลำพัง หากจดหมายไม่เป็นความลับ ให้อ่านออกเสียงต่อหน้าเพื่อนเพื่อมุมมองภายนอก หากผู้ฟังเข้าใจสาระสำคัญก็สามารถส่งจดหมายได้ บางครั้งไม่สามารถเลื่อนการวิเคราะห์สิ่งที่เขียนไปเป็นเวลาหลายวันได้ - จำเป็นต้องมีการจัดส่งด่วน จากนั้นอ่านออกเสียงทันทีและพยายามแก้ไขวลีที่ไม่ลงรอยกัน