กิจกรรมบางอย่างจำเป็นต้องมีการจัดระบบสินค้า ผลิตภัณฑ์ และเอกสาร ไฟล์การ์ดสามารถใช้ได้ไม่เฉพาะในการผลิตเท่านั้น ตัวอย่างเช่น มันจะเป็นประโยชน์กับคนเก็บแสตมป์ เหรียญ หรือร้านดอกไม้ โดยทั่วไป ทุกที่ที่คุณต้องการค้นหาสิ่งที่ถูกต้องอย่างรวดเร็วท่ามกลางวัตถุจำนวนมาก
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ข้อมูลที่อยู่ในไฟล์ต้องสามารถเข้าถึงได้ง่าย โดยไม่คำนึงถึงขนาดของที่จัดเก็บข้อมูล ดังนั้น ให้แบ่งโวลุ่มทั้งหมดออกเป็นส่วนๆ เช่น เรียงตามตัวอักษรหรือตามวันที่ นี้จะช่วยให้คุณค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการ (การ์ด) ในเวลาอันสั้น
ขั้นตอนที่ 2
รายการทั้งหมดในไฟล์ต้องเรียบร้อย ตัวอย่างเช่น ถ้าชื่อเขียนด้วยมือ ชื่อเหล่านี้ควรเข้าใจได้โดยไม่ต้องใช้จุด เพราะจะทำให้หาข้อมูลที่ต้องการได้ยาก
ขั้นตอนที่ 3
ไฟล์ต้องถูกเก็บไว้ในที่ที่กำหนด เช่น ในชั้นวาง กล่องจะต้องตรงกับขนาดของการ์ด อย่าลืมจัดทำรายการเนื้อหา เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องพลิกดูข้อมูลที่ไม่จำเป็นอยู่ตลอดเวลา เมื่อเติมข้อมูลแล้ว ให้ป้อนข้อมูลลงในสินค้าคงคลัง
ขั้นตอนที่ 4
ป้ายค้นหาที่อยู่ในองค์ประกอบของดัชนีบัตร (การ์ด ไฟล์ ฯลฯ) จะต้องจัดระบบอย่างเข้มงวด ตัวอย่างเช่น หากนี่คือดัชนีการ์ดสำหรับดอกไม้ สัญญาณค้นหา ("กุญแจ") ในองค์ประกอบทั้งหมดจะต้องแสดงในลักษณะเดียวกัน เมื่อต้องการทำสิ่งนี้ ให้สร้าง "โครงกระดูก" ขององค์ประกอบการค้นหา
ขั้นตอนที่ 5
สมมติว่าคุณต้องการวาดดัชนีการ์ดดอกไม้ของคุณ พวกเขาทั้งหมดมีลักษณะที่แตกต่างกัน แต่ประกอบด้วยองค์ประกอบที่เหมือนกันจำนวนหนึ่ง: ช่อดอก, ลำต้น, ใบ, ราก ฯลฯ ดังนั้นองค์ประกอบทั้งหมดเหล่านี้จึงต้องมีอยู่ใน "โครงกระดูก" ตัวอย่างเช่น ชื่อ "ทานตะวัน" รูปร่างของช่อดอกคือ "กลม" สีคือ "เหลือง" เป็นต้น
ขั้นตอนที่ 6
การรวบรวมข้อมูลใด ๆ ควรมาพร้อมกับ "รายการเกณฑ์การค้นหา" ในไฟล์เก็บถาวรที่ประกอบด้วยการ์ดธรรมดา มันสามารถเป็นเอกสารข้อความ สำหรับแบบฟอร์มเก็บถาวรเสมือน - รายการแบบหล่นลงซึ่งผู้ใช้จะเลือกเครื่องหมายที่เขาต้องการ หากคุณเก็บตู้เก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ อย่าลืมสร้างดิสก์แบบถอดได้ เพราะฮาร์ดดิสก์อาจไหม้ได้ตลอดเวลา