เลขานุการที่มีประสบการณ์รู้ว่าการติดต่อทางธุรกิจประกอบด้วยการสอบถามและการตอบกลับสองในสาม จุดประสงค์หลักของคำถามเป็นลายลักษณ์อักษรคือการรับข้อมูลใดๆ จากผู้รับ ผู้เขียนจดหมายคาดหวังที่จะได้รับคำตอบอย่างเต็มที่ซึ่งจะมอบให้ภายในระยะเวลาที่กฎหมายกำหนดหรือระบุไว้ในคำขอ ไม่มีกฎเกณฑ์ที่เข้มงวดสำหรับการประมวลผลคำถามที่เป็นลายลักษณ์อักษร อย่างไรก็ตาม มีข้อกำหนดทั่วไปหลายประการสำหรับการติดต่อทางธุรกิจที่ควรปฏิบัติตามเมื่อจัดเตรียม
จำเป็น
- - แบบฟอร์มของบริษัท
- - กระดาษ A4;
- - ปากกา;
- - คอมพิวเตอร์;
- - เครื่องพิมพ์
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
พิมพ์จดหมายคำถามบนหัวจดหมายขององค์กรหากคุณสมัครในนามของทีมและเพื่อเหตุผลอย่างเป็นทางการกับองค์กรอื่นหรือกับบุคคลทั่วไป พลเมืองที่ส่งคำขอไปยังสถาบันใด ๆ จะต้องเขียนให้อ่านง่ายหรือพิมพ์ลงบนกระดาษ A4
ขั้นตอนที่ 2
ระบุที่มุมบนขวาของจดหมาย ข้อมูลเกี่ยวกับผู้รับ: ชื่อเต็มของตำแหน่ง นามสกุลและชื่อย่อ ที่อยู่ทางไปรษณีย์ขององค์กร (ถ้าจำเป็น) ข้อมูลเกี่ยวกับบริษัทผู้ส่งจะอยู่ที่ด้านซ้ายของแบบฟอร์ม ในบรรทัดพิเศษ พนักงานต้องใส่หมายเลขและวันที่ของเอกสารขาออก หากคุณสมัครในนามของคุณเอง ให้ระบุข้อมูลของคุณเองด้านล่าง: นามสกุล ชื่อ นามสกุล (ไม่มีตัวย่อ) ที่อยู่บ้าน หมายเลขโทรศัพท์ติดต่อ ตัวอย่างเช่น: "ถึงผู้อำนวยการ LLC" เช้าตรู่ "VV Petrov Semenov Vasily Vasilyevich อาศัยอยู่ตามที่อยู่: Nsk, Pervaya st., 15, apt. 15, โทรศัพท์ 00-00-00 ".
ขั้นตอนที่ 3
เขียนหัวเรื่องสำหรับอีเมลของคุณ ควรสะท้อนสาระสำคัญของการอุทธรณ์เป็นลายลักษณ์อักษรโดยสังเขป เช่น "ในขนาดล็อตขั้นต่ำของเมล็ดดอกเดซี่และราคาขายส่งสำหรับเมล็ดเหล่านี้" บนหัวจดหมาย ให้วางอุปกรณ์ประกอบฉากนี้ไว้ทางด้านซ้าย เมื่อพูดในนามของบุคคล คุณสามารถระบุรูปแบบของจดหมายได้โดยพิมพ์วลี "จดหมายคำถาม" "คำขอเป็นลายลักษณ์อักษร" หรือ "จดหมายขอ" ตรงกลางบรรทัด
ขั้นตอนที่ 4
ไปที่คำสั่งของคำขอเอง นี่จะเป็นเนื้อหาหลักของจดหมายของคุณ ใน 1-2 ประโยคแรก ให้อธิบายเหตุผลและวัตถุประสงค์ที่คุณต้องการรับข้อมูลนี้หรือข้อมูลนั้น ตัวอย่างเช่น: “ในเดือนพฤษภาคม สมาชิกของหุ้นส่วนสวน“Sad” กำลังวางแผนที่จะดำเนินการซื้อเมล็ดดอกเดซี่จำนวนมาก หลังจากตรวจสอบโบรชัวร์โฆษณาของบริษัทของคุณแล้ว เราตัดสินใจใช้บริการที่นำเสนอ ในการนี้โปรดส่งข้อมูลต่อไปนี้ไปยังที่อยู่ด้านล่าง"
ขั้นตอนที่ 5
กำหนดคำถามแต่ละข้อ พยายามให้ละเอียดและรัดกุม อย่าสร้างประโยคยาวเกินไป รวมทั้งคำถาม 2-3 ข้อในแต่ละครั้ง อย่าลืมใส่เครื่องหมายคำถามต่อท้าย - นี่จะเน้นให้เห็นถึงหัวข้อหลัก หากมีคำถามหลายข้อ ให้กรอกรายการที่มีตัวเลข ตัวอย่างเช่น: “1. ขนาดล็อตเมล็ดพันธุ์ขั้นต่ำคือเท่าไร 2. เมล็ดพันธุ์ 1 ถุง ขายส่ง ขายปลีก เท่าไหร่ 3. จะใช้เวลานานเท่าไรในการจัดส่งชุดที่ซื้อ? ต้องส่งเอกสารอะไรบ้างเพื่อสรุปข้อตกลงการจัดหาระหว่าง บริษัท ของคุณและหุ้นส่วนการทำสวน"
ขั้นตอนที่ 6
ปิดท้ายจดหมายด้วยคำขอบคุณ คุณยังสามารถระบุกรอบเวลาที่ต้องการเพื่อรับคำตอบอย่างแนบเนียนได้ เช่น: “ขอขอบคุณล่วงหน้าสำหรับคำตอบของคุณ เราหวังว่าจะได้รับรายการราคาภายในหนึ่งสัปดาห์ ในบรรทัดสุดท้าย ลงชื่อ (ในนามขององค์กร หัวหน้าลงนาม) และวันที่