จดหมายปฏิเสธเป็นส่วนที่เฉพาะเจาะจงมากของการติดต่อทางธุรกิจ ควรมีการตอบสนองเชิงลบต่อคำขอของลูกค้าหรือข้อเสนอของพันธมิตร ในขณะเดียวกัน การรักษาความสัมพันธ์อันดีกับผู้รับจดหมายก็เป็นสิ่งสำคัญ ในการแสดงตำแหน่งของคุณอย่างชัดเจน แต่จะไม่ทำให้ผู้รับขุ่นเคืองและทิ้งความประทับใจที่ดีในตัวเอง ให้ปฏิบัติตามกฎพื้นฐานสำหรับการเขียนคำปฏิเสธ
จำเป็น
- - หัวจดหมายอย่างเป็นทางการขององค์กร
- - คอมพิวเตอร์;
- - เครื่องพิมพ์
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ร่างจดหมายของคุณ อย่าละเลยขั้นตอนนี้ของการเตรียมเอกสาร จะช่วยให้คุณจัดลำดับความคิดและเลือกวลีที่ถูกต้องที่สุด
ขั้นตอนที่ 2
เริ่มข้อความด้วยที่อยู่ดั้งเดิมถึงผู้รับ: "เรียน Ivan Ivanovich!" หรือ "เรียนคุณ Ivanov!" อย่าใช้ถ้อยคำอื่นเพราะการปฏิเสธเป็นลายลักษณ์อักษรเป็นทางการ
ขั้นตอนที่ 3
ที่มุมซ้ายบน ระบุผู้รับจดหมาย: ชื่อบริษัท ตำแหน่ง นามสกุล ชื่อย่อของพนักงาน หรือนามสกุลและชื่อย่อของบุคคลส่วนตัว ข้อมูลเกี่ยวกับบริษัทของคุณจะแสดงอยู่ที่หัวจดหมายอย่างเป็นทางการที่มุมขวาบน
ขั้นตอนที่ 4
เขียนเนื้อหาหลักของเอกสาร ขั้นแรก ทำซ้ำคำขอหรือข้อเสนอที่ได้รับ แน่นอน คุณไม่จำเป็นต้องเขียนข้อความของเอกสารขาเข้าใหม่ทั้งหมด เพียงพอที่จะสรุปสาระสำคัญในคำสองสามคำโดยใช้คำพูดทางธุรกิจแบบดั้งเดิม: "ตามคำขอของคุณสำหรับสำเนาคำสั่ง … " หรือ "เพื่อตอบสนองต่อคำขอของคุณที่จะขยายระยะเวลาการให้กู้ยืมแบบผ่อนปรน เราแจ้ง … ".
ขั้นตอนที่ 5
ถัดไป ระบุสาเหตุของการปฏิเสธ คำอธิบายสำหรับคำตอบเชิงลบควรสั้น มีเหตุผล หนักแน่นในสาระสำคัญ แต่ไม่รุนแรงในรูปแบบ อย่าบิดเบือนสถานการณ์ อย่านำเสนอข้อเท็จจริงที่ไม่มีอยู่จริงและข้อโต้แย้งที่ไม่น่าเชื่อ สำรองคำพูดของคุณโดยอ้างอิงถึงกฎหมายและข้อบังคับเมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ แต่อย่าไปสุดขั้ว การโหลดจดหมายที่มีคำอธิบายยาวเหยียดและการขอโทษเป็นคำพูดมากเกินไป คุณอาจเสี่ยงต่อการทำให้ผู้รับไม่พอใจมากขึ้น
ขั้นตอนที่ 6
เริ่มส่วนสุดท้ายของจดหมายด้วยถ้อยคำมาตรฐานที่ให้คุณยังคงสุภาพ แต่ยืนกรานในการตัดสินใจของคุณ: "เมื่อพิจารณาจากข้อเท็จจริงข้างต้นแล้ว เราต้องปฏิเสธที่จะร่วมมือกับบริษัทของคุณ" หรือ "เราเสียใจที่ต้องแจ้งให้คุณทราบ ที่ไม่สามารถขยายวงเงินสินเชื่อต่อไปได้" …
ขั้นตอนที่ 7
พยายามลดการปฏิเสธ ด้วยเหตุนี้ ให้แจ้งผู้รับเกี่ยวกับทางเลือกอื่น ๆ สำหรับความร่วมมือ เกี่ยวกับบริการใหม่ของบริษัทของคุณที่เขาสามารถใช้ในเงื่อนไขพิเศษ เกี่ยวกับความเป็นไปได้ในการพิจารณาคำขอของเขาอีกครั้งหลังจากช่วงเวลาหนึ่ง เป็นต้น ข้อมูลทั้งหมดจะต้องถูกต้องและเป็นปัจจุบันอย่างยิ่ง
ขั้นตอนที่ 8
อ่านร่างจดหมายอีกครั้ง แก้ไขข้อผิดพลาด ทำการเพิ่มและแก้ไขที่จำเป็น พิมพ์การปฏิเสธบนหัวจดหมายอย่างเป็นทางการขององค์กร ลงนามกับผู้จัดการ และส่งไปยังผู้รับ