เมื่อองค์กรรวบรวมเอกสารที่ต้องใช้การจัดเก็บระยะสั้นหรือระยะยาว จำเป็นต้องจัดระเบียบและเย็บโฟลเดอร์ที่มีปกอ่อนหรือแข็ง แต่ละกรณีอาจมีข้อกำหนดของตนเองสำหรับการออกแบบที่เก็บถาวรและลำดับของงาน เนื่องจากไม่มีมาตรฐานทางกฎหมายที่เข้มงวดในด้านนี้ อย่างไรก็ตาม มันกำหนดหลักการพื้นฐานที่เสมียนที่มีประสบการณ์มักจะยึดถือ
จำเป็น
- - ดินสอสีดำ
- - สว่านเสมียน (หรืออุปกรณ์ UPD);
- - ที่หนีบ;
- - เข็มเย็บผ้า;
- - สายไฟหรือด้ายไนล่อน
- - กรรไกร;
- - กระดาษขาวหนึ่งแผ่น
- - กาวเครื่องเขียน
- - ปิดบัง.
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
หลังจากตรวจสอบมูลค่าของเอกสารแล้ว ให้กำหนดหมายเลขโดยวางหมายเลขซีเรียล (ตามลำดับเวลา) ที่มุมขวาบนของแต่ละแผ่นด้วยดินสอสีดำ เริ่มต้นด้วยการกลับรายการครั้งแรก รายการชื่อเรื่องของเอกสารที่มีอยู่และหน้าสุดท้ายไม่จำเป็นต้องมีหมายเลข ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตัวเลขไม่เข้าไปในข้อความ
ขั้นตอนที่ 2
ทำรูสองคู่ด้วยสว่านเจาะกระแทกพิเศษตรงกลางขอบซ้ายของแต่ละเอกสาร เพื่อป้องกันไม่ให้ปึกกระดาษหลุดออกมา ให้ยึดไว้ในที่หนีบ ตามกฎแล้วเสมียนวางรูในแนวตั้งโดยเว้นระยะห่างระหว่างแต่ละรูอย่างน้อย 3 ซม. หากแผ่นมีระยะขอบแคบคุณสามารถติดแถบสีขาวที่ขอบได้
ขั้นตอนที่ 3
ใช้เครื่องพิเศษสำหรับการกระพริบเอกสาร (UPD) ซึ่งจะช่วยลดงานของคุณลงอย่างมากเนื่องจากอุปกรณ์นี้คุณสามารถเจาะกองเอกสารที่มีความหนาได้ครั้งละ 10 ซม. อ่านคำแนะนำอย่างระมัดระวังและทำงานอย่างระมัดระวัง - สว่านจะร้อนมาก
ขั้นตอนที่ 4
เริ่มเย็บโฟลเดอร์โดยใช้เส้นใหญ่พิเศษหรือด้ายไนลอนที่แข็งแรงและเข็มเย็บผ้า แฟลชไฟล์เก็บถาวรสองครั้งเพื่อการคอมมิตที่ปลอดภัย ดึง "หาง" ที่หลวมของสายไฟ (ประมาณ 5-6 ซม.) ผ่านรูตรงกลางที่ด้านตะเข็บของ "หนังสือ" แล้วทำเป็นปมที่แข็งแรง
ขั้นตอนที่ 5
ตัดกระดาษสีขาวหนาเป็นวงกลม (เส้นผ่านศูนย์กลางประมาณ 4 ซม.) แล้วติดปม ใช้กาวเครื่องเขียนธรรมดา หยิบสติกเกอร์พร้อมตราประทับ ติดลายเซ็นรับรองและวันที่ด้านล่าง หากโฟลเดอร์ถูกผูกไว้โดยไม่มีหน้ายืนยัน ก็สามารถวางโฟลเดอร์นั้นไว้ด้านในของปกได้
ขั้นตอนที่ 6
ใส่แฟ้มที่ผูกไว้ลงในปกพิเศษหรือผูกเอกสารด้วยเครื่อง สำหรับการเก็บถาวรระยะยาวขอแนะนำให้เลือกปกแข็งในกรณีอื่น ๆ "เสื้อผ้า" ของกระดาษแข็งหรือจากกระดาษเคลือบหนาก็เหมาะสมเช่นกัน ไม่ว่าในกรณีใดควรเป็นผลิตภัณฑ์การพิมพ์ทางธุรกิจที่ออกแบบตามสไตล์องค์กร