โฟลเดอร์และตัวแยกประเภทต่าง ๆ ได้กลายเป็นส่วนหนึ่งของไม่เพียงแต่ในสำนักงานเท่านั้น แต่ยังรวมถึงสภาพแวดล้อมภายในบ้านด้วย อันที่จริงนี่เป็นวิธีที่สะดวกมากในการจัดเก็บและแจกจ่ายเอกสารตามหัวข้อ แต่เมื่อมีหลายโฟลเดอร์เกินไป ปัญหาในการแจกจ่ายโฟลเดอร์เหล่านั้นในเวิร์กสเปซ
จำเป็น
- - โฟลเดอร์;
- - ถาดกระดาษ
- - สติกเกอร์;
- - กล่อง;
- - ปากกา.
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ทำความเข้าใจกับเนื้อหาของโฟลเดอร์ ควรจัดระเบียบตามหลักการทั่วไปบางประการเพื่อให้ค้นหาเอกสารเฉพาะได้ง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่น นักเรียนควรกำหนดโฟลเดอร์สำหรับแต่ละวิชา คนทำงานสามารถแจกจ่ายตามสาขาของกิจกรรม รวมทั้งจัดสรรโฟลเดอร์สองหรือสามโฟลเดอร์สำหรับเอกสารสำคัญหรือเร่งด่วนโดยเฉพาะ เมื่อเลือกระบบการจัดหมวดหมู่แล้ว ให้จัดเรียงเอกสารทั้งหมดตามระบบและติดสติกเกอร์บนโฟลเดอร์พร้อมบันทึกสิ่งที่จัดเก็บไว้ในนั้น
ขั้นตอนที่ 2
หาวิธีจัดเรียงโฟลเดอร์ผลลัพธ์ให้ดีที่สุด หากมีขนาดใหญ่และมั่นคง คุณสามารถจัดเรียงไว้บนชั้นวางตามธีมได้ โฟลเดอร์แบบบางและยืดหยุ่นได้ดีที่สุดในแนวนอน อย่างไรก็ตาม กองกระดาษขนาดใหญ่ไม่สะดวกในการใช้งาน ดังนั้นให้เรียงซ้อนกันในถาดกระดาษทีละครั้ง เมื่อทำเช่นนี้ ให้สังเกตการจัดหมวดหมู่เฉพาะเรื่องเพื่อให้ค้นหาข้อมูลได้ง่ายขึ้น
ขั้นตอนที่ 3
หากคุณต้องการโฟลเดอร์แบบบางสำหรับวางบนหิ้ง ให้ใช้ตัวแบ่ง มันสามารถอยู่ในรูปแบบของพาร์ติชั่นที่แยกส่วนหนึ่งของชั้นวางจากที่อื่นหรือในรูปแบบของถาดเปิดแนวตั้งสำหรับกระดาษ ดังนั้น เมื่อคุณลบหนึ่งโฟลเดอร์ออกจากชั้นวาง ส่วนที่เหลือจะไม่เริ่มตกและจะไม่เกิดความยุ่งเหยิง
ขั้นตอนที่ 4
สำหรับโฟลเดอร์จำนวนมาก เช่น การจัดระเบียบที่เก็บข้อมูลในไฟล์เก็บถาวรของบริษัท ให้ใช้ระบบจัดเก็บข้อมูลในชั้นวาง ดังนั้นเอกสารจะถูกเก็บไว้ในคลังของรัฐ ในเวลาเดียวกัน โฟลเดอร์จะถูกเก็บไว้ในกล่องพิเศษที่ติดตั้งบนชั้นวาง ลักษณะเฉพาะของกล่องเหล่านี้คือไม่ได้เปิดจากด้านบน แต่จากด้านข้าง ซึ่งช่วยให้คุณได้โฟลเดอร์ที่ต้องการ โดยไม่ต้องถอดภาชนะหนักทั้งหมดออกจากชั้นวาง บนฝาด้านข้างเดียวกัน การติดสติกเกอร์พร้อมข้อมูลว่าเอกสารใดบ้างที่อยู่ในส่วนจัดเก็บ