โทรเลขหมายถึงชื่อทั่วไปสำหรับเอกสารที่ส่งทางวาจาทางโทรศัพท์ มันถูกใช้เพื่อส่งข้อมูลการบริการตามกฎในกรณีฉุกเฉินเมื่อผู้รับจำเป็นต้องได้รับแจ้งบางสิ่งอย่างเร่งด่วนส่งข้อความส่งคำเชิญ
จำเป็น
เครื่องเขียน หมายเลขโทรศัพท์ของผู้รับ สมุดรายวันจดหมายขาออก การสื่อสารทางโทรศัพท์
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
เตรียมข้อความของข้อความทางโทรศัพท์ ระบุสาระสำคัญของข้อความสั้น ๆ ความยาวของข้อความที่แนะนำคือไม่เกิน 50 คำ หากข้อความทางโทรศัพท์มีการระบุถึงเหตุการณ์ที่จะเกิดขึ้นในอนาคต: การประชุม การประชุม การร่างพระราชบัญญัติ ฯลฯ ให้ตรวจสอบว่าคุณระบุสถานที่และเวลาเฉพาะของกิจกรรม
ข้อความควรจะใช้ถ้อยคำในลักษณะที่กีดกันความเป็นไปได้ของการตีความซ้ำซ้อน
ขั้นตอนที่ 2
วาดข้อความทางโทรศัพท์บนกระดาษตามกฎการวาดจดหมายจากหัว ดังนั้น เอกสารที่มีข้อความจะต้องกำหนดข้อกำหนด: หมายเลขที่ไม่ซ้ำกันและวันที่รวบรวม ข้อความทางโทรศัพท์ได้รับการลงนามโดยบุคคลที่จะส่งต่อข้อความนั้น
ขั้นตอนที่ 3
กำหนดผู้รับข้อความทางโทรศัพท์ หากมีผู้รับหลายคน ให้สร้างรายชื่อผู้รับเพิ่มเติมจากข้อความในข้อความ รายการดังกล่าวถูกวาดขึ้นในแผ่นงานแยกต่างหากซึ่งประกอบด้วยชื่อขององค์กรที่ควรส่งข้อความโทรศัพท์และหมายเลขโทรศัพท์ที่เกี่ยวข้อง
ขั้นตอนที่ 4
ลงทะเบียนข้อความโทรศัพท์ในบันทึกการติดต่อขาออก ถ้าข้อความทางโทรศัพท์เกิดขึ้นได้ยากในเวิร์กโฟลว์ของคุณ ให้ใช้สมุดรายวันทั่วไปเพื่อลงทะเบียน ในกรณีที่คุณใช้วิธีการโอนข้อมูลนี้เป็นประจำ ให้เริ่มบันทึกประจำวันแยกต่างหากสำหรับข้อความทางโทรศัพท์ เพื่อให้คุณไปยังส่วนต่างๆ ได้สะดวกยิ่งขึ้น
ขั้นตอนที่ 5
โทรหาผู้รับและขอให้รับข้อความทางโทรศัพท์ ค้นหาและบันทึกตำแหน่ง นามสกุล ชื่อนามสกุลของผู้ที่ได้รับข้อความทางโทรศัพท์
ขั้นตอนที่ 6
บอกสมาชิก:
- ตำแหน่ง, นามสกุล, ชื่อ, นามสกุลของบุคคลที่ส่งข้อความทางโทรศัพท์;
- ตำแหน่ง นามสกุล ชื่อ นามสกุล และหมายเลขโทรศัพท์ของคุณ
กำหนดข้อความของข้อความทางโทรศัพท์ หลังจากที่คุณส่งข้อความแล้ว ขอให้สมาชิกอ่านข้อความทางโทรศัพท์อีกครั้งเพื่อตรวจสอบความถูกต้องของการบันทึก
ขั้นตอนที่ 7
ค้นหาจากสมาชิกหมายเลขลงทะเบียนขาเข้าของข้อความโทรศัพท์จดไว้