รูปแบบหนึ่งของการแสดงความไม่พอใจต่อสินค้าที่ส่งมอบหรือผลิตขึ้น การให้บริการคือการเรียกร้องเป็นลายลักษณ์อักษรของผู้ซื้อ เขาสามารถส่งตรงไปยังบริษัททางอีเมล ทิ้งไว้ใน "หนังสือร้องเรียน" หรือเขียนคำร้องเรียนบนเว็บไซต์พิเศษที่ผู้ซื้อสามารถพูดถึงคุณภาพของผลิตภัณฑ์หรือบริการได้ คุณต้องตอบกลับข้อเรียกร้องดังกล่าวเป็นลายลักษณ์อักษร
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
การบริการลูกค้าคุณภาพสูงเกี่ยวข้องกับการติดตามผลตอบรับอย่างต่อเนื่องและการใช้มาตรการและการดำเนินการเฉพาะเพื่อขจัดข้อบกพร่องที่ดึงดูดความสนใจของคุณในการอ้างสิทธิ์ คุณควรเข้าใจว่าลูกค้ารู้สึกรำคาญและไม่มีความสุข ดังนั้นคุณควรเลือกวลีอย่างระมัดระวังและรอบคอบเพื่อให้ความประทับใจที่เขาได้รับนั้นราบรื่น การตอบสนองที่รอบคอบและเตรียมมาอย่างดีจะช่วยให้คุณได้รับความรักจากลูกค้ากลับมา และอาจทำให้พวกเขาอยู่ในอันดับของลูกค้าของคุณ
ขั้นตอนที่ 2
น้ำเสียงของจดหมายควรถูกต้องและสุภาพอย่างยิ่ง แน่นอน ถ้าคุณรู้ชื่อนามสกุลและนามสกุลของผู้ซื้อ ให้ใช้ชื่อนั้นในการหมุนเวียน เขียนที่อยู่ "คุณ" "คุณ" "คุณ" ด้วยอักษรตัวใหญ่เสมอ
ขั้นตอนที่ 3
หากการอ้างสิทธิ์เป็นจริง ให้ขอโทษในวรรคแรก และหากเป็นไปได้ พยายามอธิบายว่าทำไมเหตุการณ์จึงเกิดขึ้น ขอโทษลูกค้าในประโยคแรก แต่ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าในกรณีนี้เป็นความผิดของบริษัทหรือพนักงานจริงๆ คุณสามารถเริ่มข้อความตอบกลับได้ดังนี้: “ขอบคุณสำหรับข้อมูล ที่คุณส่งมาให้เรา … "หรือ" ขอบคุณที่แจ้งให้เราทราบตรงเวลาเกี่ยวกับ … ".
ขั้นตอนที่ 4
ในคำตอบของคุณ คุณควรหารือเฉพาะกรณีเฉพาะที่เป็นสาเหตุของการเขียนคำร้องเท่านั้น อย่าอ้างถึงคำวิจารณ์ที่ยอดเยี่ยมของบริษัทจากลูกค้ารายอื่น เพราะจะเป็นการสร้างความระคายเคืองเท่านั้น อย่าใช้ความขัดแย้งในข้อความ: "a", "แต่", "ในเวลาเดียวกัน" เป็นทางเลือกสุดท้ายหากจำเป็นให้เขียนว่า "อย่างไรก็ตาม …"
ขั้นตอนที่ 5
อย่าพยายามหาเหตุผลให้ตัวเองโดยอ้างถึงคุณสมบัติบางอย่างของลูกค้าเอง - การไม่ใส่ใจ การหลงลืม การขาดสติปัญญา อย่าลืมว่าคนเหล่านี้คือคนที่จ่ายเงินให้คุณ และบทวิจารณ์เชิงลบหนึ่งครั้งอาจทำให้คุณสูญเสียผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าอีกอย่างน้อยสิบราย
ขั้นตอนที่ 6
เขียนเกี่ยวกับมาตรการที่คุณจะใช้เพื่อขจัดสถานการณ์และป้องกันไม่ให้เกิดขึ้นอีก หากพบผู้กระทำผิดที่เฉพาะเจาะจง ให้ระบุและอธิบายมาตรการทางวินัยที่ได้ดำเนินการ