จดหมายสอบถามเป็นส่วนหนึ่งของการติดต่อทางธุรกิจระหว่างองค์กรหรือระหว่างองค์กรกับพลเมือง วัตถุประสงค์หลักคือการขอรับข้อมูลหรือเอกสารอย่างเป็นทางการจากผู้รับ เมื่อทำการร้องขอเป็นลายลักษณ์อักษรต้องปฏิบัติตามกฎเกณฑ์บางประการ
มันจำเป็น
- - แบบฟอร์มของบริษัท
- - กระดาษ A4;
- - คอมพิวเตอร์ที่ติดตั้งโปรแกรมแก้ไขข้อความ
- - เครื่องพิมพ์;
- - ซองจดหมาย.
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
เตรียมร่างจดหมาย. หากคุณส่งคำขอในนามขององค์กร ให้ใช้หัวจดหมาย คำขอส่วนตัวสามารถเขียนด้วยลายมือหรือพิมพ์บนกระดาษ A4 ธรรมดา
ขั้นตอนที่ 2
สร้างส่วนหัวสำหรับจดหมาย รวมถึงรายละเอียดของทั้งสองฝ่าย ชื่อเรื่อง การอุทธรณ์ วางข้อมูลเกี่ยวกับผู้รับจดหมายทางด้านขวา ที่มุมบนของแผ่นงาน ระบุตำแหน่ง นามสกุล และชื่อย่อของเจ้าหน้าที่ที่ได้รับคำขอ เช่น "ถึงหัวหน้าแผนกการศึกษาของการบริหารภูมิภาค Tomsk, II Ivanov"
ขั้นตอนที่ 3
วิธีการนำเสนอรายละเอียดของผู้เขียนจดหมายขึ้นอยู่กับสถานะทางกฎหมายของเขา หากผู้ส่งคำขอเป็นองค์กร ข้อมูลเกี่ยวกับคำขอจะได้รับในแบบฟอร์มที่มุมซ้ายบน พลเมืองที่เตรียมการอุทธรณ์อย่างเป็นทางการอย่างอิสระจะต้องทันทีหลังจากรายละเอียดของผู้รับแสดงข้อมูลของเขา: นามสกุลเต็ม, ชื่อและนามสกุล, ที่อยู่การลงทะเบียนและที่อยู่อาศัยจริง, หมายเลขโทรศัพท์ติดต่อ ตัวอย่างเช่น: "ถึงผู้อำนวยการทั่วไปของ LLC" บริษัทจัดการ "I. I. Ivanov Sidorov Petr Petrovich ลงทะเบียนตามที่อยู่: อีเจฟสค์, เซนต์. อย่างแรก ง. 1 ฉลาด 1 อาศัยอยู่ตามที่อยู่: g. อีเจฟสค์, Vtoraya st., 2, apt. 2 โทรศัพท์: 33-33-33"
ขั้นตอนที่ 4
กำหนดชื่ออีเมลของคุณ ควรสะท้อนสาระสำคัญของคำขอโดยสังเขปเช่น: "ในการให้ข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานโดยเฉลี่ยของทีมในช่วงครึ่งปีแรก" พิมพ์หัวเรื่องทางด้านซ้ายใต้รายละเอียดองค์กรของคุณ องค์ประกอบนี้ไม่ได้ใช้ในคำขอส่วนตัว
ขั้นตอนที่ 5
ออกจากหัวจดหมายหรือจากรายละเอียดของคู่กรณี 2-3 บรรทัด แล้วพิมพ์คำอุทธรณ์ไปยังผู้รับ ตามคำร้องขอขององค์กร ใช้แบบฟอร์มธุรกิจ: "เรียน Ivan Ivanovich!" หรือ "เรียนคุณ Ivanov!" บุคคลสามารถระบุได้เฉพาะประเภทการอุทธรณ์ในบรรทัดนี้ โดยไม่ต้องระบุชื่อและนามสกุลของนักข่าว เช่น "คำขอ" หรือ "คำขอข้อมูล" หรือ "คำขอข้อมูล"
ขั้นตอนที่ 6
เขียนเนื้อความของจดหมายของคุณ ในนั้น ให้อธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับสถานการณ์ที่เกี่ยวข้องกับการที่คุณส่งคำขอนี้ แสดงให้เห็นถึงความจำเป็นในการให้ข้อมูลที่ร้องขอแก่คุณ แสดงความคิดและข้อเท็จจริงอย่างถูกต้องและปราศจากอารมณ์ หากจำเป็น ให้อ้างอิงถึงกฎหมายที่บังคับใช้ซึ่งรับประกันสิทธิ์ของคุณในการรับข้อมูลอย่างเป็นทางการ
ขั้นตอนที่ 7
คุณสามารถแนบสำเนาเอกสารไปกับจดหมาย ในข้อความหลังส่วนหลัก อย่าลืมระบุจำนวนไฟล์แนบและปริมาณของเอกสารแนบแต่ละรายการ เช่น "เอกสารแนบ: 1. สำเนาหนังสือเดินทางของพลเมืองสหพันธรัฐรัสเซียใน 1 แผ่น ใน 1 ฉบับที่ 2 สำเนาทะเบียนสมรส 1 แผ่น ใน 1 ฉบับ"
ขั้นตอนที่ 8
โปรดเพิ่มวันที่และลายเซ็นส่วนตัวที่ท้ายคำขอของคุณ เอกสารที่ส่งในนามขององค์กรลงนามโดยหัวหน้า ระบุหมายเลขและวันที่ของจดหมายขาออกในบรรทัดพิเศษของแบบฟอร์ม
ขั้นตอนที่ 9
ตรวจสอบร่างคำขอ แก้ไขข้อผิดพลาด องค์กรมักจะต้องประสานงานจดหมายกับพนักงานที่รับผิดชอบ จากนั้นพิมพ์เวอร์ชันที่แก้ไขแล้วส่งทางไปรษณีย์