แม้จะมีการแพร่กระจายของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่เพิ่มขึ้น การสื่อสารระหว่างองค์กรต่างๆ ผ่านอีเมล การติดต่อทางธุรกิจก็ไม่สูญเสียความเกี่ยวข้อง จดหมายธุรกิจมากกว่า 80% ถูกพิมพ์ลงบนกระดาษและส่งทางไปรษณีย์หรือโดยการสำรวจระหว่างกัน วิธีเขียนจดหมายอย่างถูกต้องเพื่อให้บรรลุเป้าหมายและผู้รับไม่ส่งไปที่ถังขยะ?
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
เมื่อคุณเริ่มเขียนจดหมายธุรกิจ ให้ใช้หัวจดหมายธุรกิจ ตามกฎแล้วรูปแบบที่กำหนดไว้ในคำแนะนำสำหรับงานสำนักงานที่พิมพ์บนกระดาษ A4 หากจะทำการพิมพ์บนหัวจดหมายสำเร็จรูป ให้ดูแลการเว้นวรรคด้านบนให้เพียงพอ (เพื่อให้เข้ากับรายละเอียดของบริษัท) เว้นระยะขอบไว้ทางด้านซ้าย - 30 มม. ทางด้านขวาและด้านล่าง - 20 มม. (เล็กกว่า แต่ไม่น้อยกว่า 15 มม.)
ขั้นตอนที่ 2
เมื่อเลือกแบบฟอร์ม ให้เลือกตำแหน่งของรายละเอียด (เชิงมุมหรือตามยาว) หากจดหมายของคุณเกี่ยวข้องกับกิจกรรมการผลิตและการเงิน มีข้อมูล ข้อเสนอสำหรับความร่วมมือ ส่งถึงบุคคลส่วนตัว - จะดีกว่าถ้าใช้การจัดเรียงเชิงมุมของรายละเอียด (ที่มุมซ้ายบนของแผ่นงาน)
รายละเอียดของผู้รับจะพิมพ์อยู่ที่ส่วนบนซ้ายของจดหมาย สำหรับนิติบุคคล นี่คือชื่อขององค์กร (ในกรณีที่มีการเสนอชื่อ) ตำแหน่งของบุคคลที่ตั้งใจส่งจดหมายถึง (ในกรณีคดี) ตัวอย่างเช่น JSC "PavlovskGranit" หัวหน้าฝ่ายขาย Ivanov I. I.
ถ้าส่งจดหมายถึงหัวหน้าจะละชื่อวิสาหกิจได้เพราะ รวมอยู่ในชื่อตำแหน่ง (เช่น "ผู้อำนวยการ JSC PavlovskGranit" Sidorov EE)
ขั้นตอนที่ 3
จดหมายแสดงความยินดี จดหมายเชิญจะดูดีกว่าบนหัวจดหมายที่มีการจัดเรียงรายละเอียดตามยาว ในส่วนหัวของจดหมายดังกล่าว จำนวนรายละเอียดขั้นต่ำคือ ตราอาร์มหรือตราสัญลักษณ์ ชื่อวิสาหกิจ ชื่อย่อ (เฉพาะในกรณีที่มีระบุไว้ในกฎบัตรหรือเอกสารกำกับอื่น ๆ) วันที่และหมายเลข ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ ที่อยู่อีเมลขององค์กรจะอยู่ในส่วนท้าย ขอแนะนำให้วางเนื้อหาของจดหมายดังกล่าวลงในแผ่นเดียว
ขั้นตอนที่ 4
ตอนนี้เริ่มเขียนจดหมายด้วยตัวเอง ไม่ต้องพิมพ์ชื่อเอกสาร (จดหมาย) เลือกแบบอักษรที่คุณต้องการ หากไม่มีระบุไว้ในคำแนะนำสำหรับการทำงานในสำนักงาน ฟอนต์ที่ใช้บ่อยที่สุดคือ Times New Roman ขนาด 12-14
ขั้นตอนที่ 5
หากมีไว้สำหรับบุคคลใดบุคคลหนึ่ง โปรดติดต่อเขาโดยตรง ("เรียน นิโคไล อิวาโนวิช!") และเฉพาะ "คุณ" เท่านั้น ถ้าไม่ตรงไปที่ข้อความ ในกรณีที่ตัวอักษรสั้น ให้เปลี่ยนระยะห่างบรรทัดเป็น 1, 5
เนื้อหาควรมีความชัดเจน ชัดเจนว่าคุณต้องการอะไรจากผู้รับ
ขั้นตอนที่ 6
ในตอนท้ายระบุตำแหน่งของหัวหน้าที่ลงนามในจดหมายชื่อเต็ม (ใส่ชื่อย่อหน้านามสกุลเช่น V. I. Petrov) ด้านล่างนี้คือพิกัดของคุณในฐานะนักแสดง - นามสกุล ชื่อ นามสกุล หมายเลขโทรศัพท์