กิจกรรมขององค์กรใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการทำงานกับเอกสาร บางคนสูญเสียความเกี่ยวข้องเมื่อเวลาผ่านไปและไม่ได้ใช้ในการทำงาน เพื่อกำจัดกระดาษที่ไม่จำเป็น มักจะถูกทำลาย การทำลายเอกสารจะต้องดำเนินการอย่างเคร่งครัดตามกฎที่กำหนดไว้ในสำนักงาน
จำเป็น
- - การกระทำที่ทำลายล้าง;
- - วิธีการทางเทคนิคสำหรับการทำลายเอกสาร
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ตรวจสอบขั้นตอนการทำลายเอกสาร ใช้ได้กับทั้งเอกสารที่เป็นกระดาษและในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยปกติ เอกสารที่สูญเสียคุณค่าในทางปฏิบัติและมีระยะเวลาการจัดเก็บที่หมดอายุจะถูกทำลาย สิ่งนี้ใช้กับบุคลากรและเอกสารทางบัญชีเป็นหลัก
ขั้นตอนที่ 2
ดำเนินการตรวจสอบมูลค่าของเอกสาร ผลที่ได้ควรเป็นการกระทำเกี่ยวกับการจัดสรรและการเตรียมการทำลายเอกสารที่ไม่ต้องจัดเก็บอีกต่อไป ระยะเวลาเก็บรักษาเอกสารถูกกำหนดโดยระบบการตั้งชื่อไฟล์ขององค์กรของคุณในปัจจุบัน ในบางกรณี ข้อกำหนดจะถูกระบุตามกฎหมายของรัฐบาลกลาง พระราชกฤษฎีกาของรัฐบาล รายการเอกสารของแผนกหรือมาตรฐาน
ขั้นตอนที่ 3
ร่างพระราชบัญญัติการทำลายเอกสารโดยใส่ชื่อหน่วยโครงสร้างไว้หน้าหัวเรื่องแต่ละกลุ่ม ใส่กรณีที่คล้ายคลึงกันในการกระทำภายใต้หัวข้อทั่วไปเดียวโดยระบุจำนวนคดี การกระทำจะต้องลงนามโดยพนักงานขององค์กรที่เข้าร่วมในการตรวจสอบมูลค่าของเอกสาร หลังจากนั้นการกระทำดังกล่าวได้รับการอนุมัติจากหัวหน้า
ขั้นตอนที่ 4
เลือกกรณีสำหรับการทำลายโดยใช้การดูเพจ วิธีนี้จะช่วยให้คุณไม่พลาดเอกสารที่จำเป็นที่เผลอเข้าไปในไฟล์ หากมีวัสดุใดอยู่ในสถานที่จัดเก็บเป็นเวลานาน สามารถเลือกเลื่อนวัสดุเหล่านั้นเพื่อกำหนดความเกี่ยวข้องของเอกสารได้
ขั้นตอนที่ 5
เลือกวิธีการทำลายเอกสารที่รวมอยู่ในพรบ. พวกเขาสามารถเผาหรือใช้เพื่อจุดประสงค์นี้เครื่องทำลายกระดาษ บางครั้งวัสดุที่จะถูกทำลายจะถูกถ่ายโอนเพื่อกำจัดไปยังองค์กรเฉพาะ จัดทำขั้นตอนพร้อมใบรับรองการยอมรับและใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้อง วิธีหลังมักใช้เมื่อปริมาณเอกสารมีนัยสำคัญ เพื่อให้แน่ใจว่ามีการรักษาความลับ การโอนคดีและการทำลายล้างมักจะดำเนินการภายใต้การดูแลของพนักงานขององค์กร