เอกสารที่หมดอายุซึ่งจัดเก็บไว้ในไฟล์เก็บถาวรอาจถูกทำลายได้ ซึ่งดำเนินการในหลายขั้นตอน ขั้นแรก เลือกเอกสาร สร้างคอมมิชชัน ร่างพระราชบัญญัติ และทำลายโดยตรงบนเครื่องทำลายเอกสาร
จำเป็น
- - การกระทำที่ทำลายล้าง;
- - การกระทำที่ทำลายล้าง;
- - เครื่องทำลายเอกสาร (เครื่องทำลายเอกสาร)
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
เอกสารที่เก็บถาวรทั้งหมดอาจมีการแก้ไขประจำปีเพื่อเลือกทำลาย ทำให้สามารถเพิ่มพื้นที่ว่างได้ทันท่วงทีสำหรับเอกสารใหม่ที่ได้รับจากองค์กรสำหรับการจัดเก็บเอกสารสำคัญ
ขั้นตอนที่ 2
เลือกเอกสารสำหรับการทำลาย เอกสารที่เก็บถาวรจำนวนมากถูกเก็บไว้เป็นเวลา 75 ปี การเลือกเอกสารดำเนินการโดยเจ้าหน้าที่ของที่เก็บถาวร
ขั้นตอนที่ 3
หลังจากที่คุณได้เลือกเอกสารแล้ว ให้ทำการทำลายล้าง การกระทำคือรายการเอกสารที่สมบูรณ์ที่จะถูกทำลาย จำเป็นต้องระบุหมายเลขซีเรียลของแต่ละเอกสารคำอธิบาย ในหน้าเอกสารแต่ละฉบับ ให้ระบุหมายเลขบทความหรือเอกสารข้อบังคับตามการตัดจำหน่าย ได้รับคำแนะนำจากรายการเอกสารทั่วไป
ขั้นตอนที่ 4
โปรดทราบว่ารายการอาจไม่มีชื่อของเอกสารทั้งหมดที่จะตัดออก ดังนั้นผู้เก็บเอกสารต้องตัดสินใจอย่างอิสระว่าเอกสารใดเป็นของบทความหรือข้อกำหนดมาตรฐาน
ขั้นตอนที่ 5
การกระทำที่ทำลายล้างจะต้องจัดทำขึ้นตามภาคผนวกหมายเลข 4 "ในกฎพื้นฐานสำหรับการดำเนินงานของจดหมายเหตุ" สำหรับปี 2545 เอกสารที่เสร็จสมบูรณ์จะต้องลงนามโดยสมาชิกทั้งหมดของคณะกรรมการที่สร้างขึ้นและตัวแทนที่ได้รับอนุญาตของการบริหารเอกสารสำคัญ
ขั้นตอนที่ 6
แนบการกระทำอื่นกับการกระทำที่ดำเนินการ ซึ่งระบุจำนวนเอกสารทั้งหมดที่จะทำลาย รวมถึงน้ำหนักรวมของเอกสารเหล่านั้น อย่าลืมว่าการกระทำแรกโดยไม่มีข้อที่สองถือเป็นโมฆะ และหากพบการละเมิดดังกล่าวในระหว่างการตรวจสอบ อาจมีการเรียกเก็บค่าปรับทางปกครองจากตัวแทนที่รับผิดชอบของเอกสารสำคัญของคุณ
ขั้นตอนที่ 7
คุณสามารถมอบหมายการทำลายโดยตรงให้กับองค์กรเฉพาะทางที่ให้บริการมวลชนประเภทนี้และมีเครื่องทำลายเอกสารทางอุตสาหกรรม หรือคุณสามารถดำเนินการทำลายด้วยตนเองได้หากองค์กรของคุณมีเครื่องทำลายเอกสารเป็นของตัวเอง