สินค้าคงคลังของเอกสารเป็นหนังสืออ้างอิงที่เปิดเผยองค์ประกอบและเนื้อหาของเอกสาร จัดระบบและพิจารณาภายในชุดเอกสารทั้งหมด การรวบรวมสินค้าคงเหลือเป็นขั้นตอนสำคัญในการดำเนินการและจัดลำดับเอกสาร ซึ่งไม่เพียงแต่มีจุดประสงค์เพื่อความปลอดภัยของเอกสารเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการดำเนินการที่ชัดเจนด้วย
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ดำเนินการลงทะเบียนรายการเอกสารบนหัวจดหมายขององค์กร (ถ้ามี) ไม่จำเป็น แต่เป็นข้อกำหนดที่พึงประสงค์สำหรับเอกสารดังกล่าว ไม่ว่าในกรณีใดจะต้องระบุชื่อขององค์กร
ขั้นตอนที่ 2
จดชื่อซึ่งควรมีข้อมูลที่กำหนดความเป็นเจ้าของเอกสารที่รวมอยู่ในสินค้าคงคลัง ตัวอย่างเช่น "สินค้าคงคลังของเอกสารในคดีอาญา", "สินค้าคงคลังของเอกสารที่มีอยู่ในไฟล์การรับรอง", "สินค้าคงคลังของเอกสารสำหรับการขอวีซ่าไปเดนมาร์ก" เป็นต้น หากองค์กรรวบรวมสินค้าคงคลังเป็นประจำ ให้จดหมายเลขซีเรียลของสินค้าคงคลัง
ขั้นตอนที่ 3
สร้างตารางที่ประกอบด้วยส่วนต่อไปนี้: "จำนวน p / p", "ชื่อเอกสาร", "จำนวนแผ่นงานในเอกสาร" กรุณากรอกข้อมูลให้ครบทุกช่อง เพิ่มคอลัมน์การค้นหาลงในตารางตามต้องการ ตัวอย่างเช่น หน้า _ ถึง _ หมายเลขหน้า ค่า หมายเหตุ และอื่นๆ
ขั้นตอนที่ 4
ใต้ตาราง ให้เขียนจำนวนแผ่นงาน เอกสาร หรือสำเนาที่คุณรวมไว้ในสินค้าคงคลัง เขียนเป็นตัวเลขและคำ: 3 (สาม), 25 (ยี่สิบห้า)
ขั้นตอนที่ 5
เสร็จสิ้นการรวบรวมสินค้าคงคลังด้วยลายเซ็นของหัวหน้าองค์กรไม่ทางใดก็ทางหนึ่งที่รับผิดชอบในการดำเนินการสินค้าคงคลังนี้ (ผู้ตรวจการฝ่ายบุคคลหัวหน้าฝ่ายผลิต ฯลฯ) เขียนชื่อเต็มของตำแหน่งผู้จัดการและสำเนาของนามสกุล ชื่อจริง และนามสกุลของเขา หากจำเป็น ให้ใส่ชื่อเต็มของคุณในเอกสาร และลายเซ็นของผู้ส่งมอบและรับเอกสาร
ขั้นตอนที่ 6
ระบุวันที่ของเอกสารด้วย สามารถอยู่ได้ทั้งที่ส่วนท้ายและตอนต้นของสินค้าคงคลัง ทั้งด้านซ้ายและด้านขวาของเอกสาร ตราประทับขององค์กรไม่ได้ใส่ไว้ในสินค้าคงคลัง
ขั้นตอนที่ 7
รายการเอกสารถูกร่างขึ้นเป็นสองชุด: ชุดหนึ่งยังคงอยู่ในองค์กร อีกชุดหนึ่งแสดง ณ สถานที่ที่ขอ